PayPal-Daten direkt ins EVM Rechnungswesen übertragen

Das Online-Bezahlsystem PayPal hat sich in den letzten Jahren mit rasantem Tempo bei Käufern und Verkäufern etabliert.

paypal blogVor allem beim Online Shopping dominiert PayPal das Marktsegment. Laut eigenen Angaben hat das Unternehmen mehr als 188 Millionen aktive Mitgliedskonten in 202 Märkten und 100 Währungen.

PayPal stellt täglich einen Kontoauszug der am Vortag erfolgten Transaktionen zur Verfügung. Die manuelle Verbuchung von PayPal-Transaktionen ist sehr aufwändig, da ein Auszug leicht aus zig Positionen besteht und für jede Transaktion ein Buchungsbeleg erfasst werden muss. Zusätzlich muss jeder Transaktion der entsprechende Offene Posten zugewiesen werde. Da der Lieferprozess im ERP oft mehr als einen Tag in Anspruch nimmt, existieren die OPs, deren Transaktionen auf dem PayPal Auszug aufgeführt sind, noch nicht in der Finanzbuchhaltung. In diesen Fällen wird häufig manuell ein Rest OP erzeugt. Da pro Transaktion von PayPal Gebühren erhoben werden und diese einen Vorsteueranteil enthalten, müssen der Netto- und Steuerbetrag manuell ermittelt und gebucht werden.
Diese Prozesse hat Portolan vereinfacht. Das Entwicklungsteam hat eine Schnittstelle gebaut, die Daten aus PayPal automatisch in das Rechnungswesen überträgt. Dabei wird auf Automatisierung und einfache Bedienung gesetzt. Für die Übertragung muss der Kontoauszug aus PayPal auf dem Laufwerk abgespeichert werden. Ab hier läuft der Prozess vollautomatisch. Die Daten aus PayPal werden im Hintergrund geprüft und verifiziert, ein Buchungsbeleg wird generiert und in einen speziellen Belegkreis übertragen. Die Buchungsbelege werden dabei mit der ausgehend von der Bestellung im Vorsystem generierten Ausgangsrechnung ausgeglichen. Das gilt auch für Retouren, d.h. wenn die Ware zurückgegeben wird. In diesem Fall wird vom Vorsystem eine Gutschrift generiert und über Paypal eine Rückzahlung geliefert. Die Auszugssumme und die Gebühren werden voll automatisiert gebucht.

Durch die Schnittstelle von PayPal zum Rechnungswesen EVM kann der Arbeitsaufwand also deutlich reduziert werden – nachvollziehbar und sicher.

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